靠 Telegram 和表格卖货的小店，库存怎么管

订单在 Telegram 群里随时随地进来，库存却只存在于一张共享表格和老板的脑子里。一次促销过后，没有人说得清还剩多少，客户问“还有货吗”，只能凭印象回答。很多这样的小店并不需要立刻换成复杂的系统，一张设计得当的表格，加上几条大家都遵守的约定，就能把日常的进货、出货和盘点撑起来。

一个工作簿，四张表

1. 商品表：SKU、名称、款式、单位、进价、售价、常放位置。
2. 进货表：日期、SKU、数量、进价、供应商、录入人。
3. 出货表：日期、订单号（取自聊天）、SKU、数量、售价、渠道、状态（已预留、已付款、已发出）。
4. 库存表：每个 SKU 一行，全部由公式计算，包括期初数量、累计进货、累计发出、预留数量和可售数量。

第四张表里不需要任何人手工输入。每一个数字都从进货表和出货表算出来，这样就不会出现“库存表和流水对不上”的情况。可以用 SUMIFS 这类求和函数，按 SKU 把进货数量和出货数量加起来。

五条简单的约定

• 只追加，不覆盖。 过去的行不改、不删。录错了，就新增一行负数数量，并写明原因。
• SKU 从下拉列表里选，不要手打，这样 T-007 不会变成 T007。
• Telegram 里的每一笔订单都有订单号，同时写在聊天和表格里，日后查起来一一对应。
• 分清“预留”和“发出”。预留不减库存，只减可售数量；发出才减库存。
• 回答客户“有没有货”时，看库存表的可售数量，不凭记忆。

订单进来的那一刻最容易漏记，所以不妨在群里置顶一条订单模板：订单号、SKU、数量、取货或发货方式、付款状态，让下单的人照着填。负责录入的人看到完整的订单，就在表格里补一行。再加一条硬规矩：没有订单号，就不发货。这样，聊天里谈成、却从来没进过表格的订单，就没有了藏身之处。

一个数字例子

假设 T-007 保温杯，期初数量 40 个，本月两次进货共 100 个（60 个加 40 个），已经发出 85 个，另外有 6 个已被客户预留但还没发。

• 库存：40 加 100 减 85，等于 55 个。
• 可售数量：55 减 6，等于 49 个。

如果有人在群里问“还有 50 个吗”，答案是不能确认 50 个都有，因为其中 6 个已经被别人预留。这样的细节，靠记忆很容易出错，靠表格一看就清楚。

每天、每周、每月的小例行

• 每天收工前，花五分钟核对当天出货表里的状态，把已发出的订单补齐。
• 每周挑销量最大的十个 SKU，用实物数量和库存表比一次，差异记在备注里。
• 每月做一次完整盘点。盘点结果成为下个月的期初数量，旧的月份存档。
• 每周把表格下载一份存成 Excel 文件，万一共享表格被误删或误改，还有备份可用。

保护好这张表

• 给库存表里的公式单元格加保护，只有指定的人能改。
• 把能编辑的人限制到必要的几位，并且知道每个人对应哪些列。
• 常用的共享表格工具一般有版本历史，出现问题时可以回头查看是谁在什么时候改了什么。

什么时候该换更大的系统

表格有它的上限，出现下面这些迹象，就要考虑升级：

• 两个人同时录入，总是互相覆盖或者对不上。
• 行数增长到几千行，打开和计算开始变慢。
• 货放在了多个仓库，需要分仓记账。
• 盘点靠人眼数和手输，已经成为负担，需要扫码。

即使到了那一天，今天这张表里整理好的 SKU、成本和期初数量，也是新系统直接可用的起点。

InventoryHub 的盘点结果按 SKU 整理成可以在 Excel 里筛选的数据表，对只用一张表格管理库存的小店来说，它可以直接作为这张表新的期初数量。